Fazer o controle da folha de pagamento é muito importante para evitar prejuízos financeiros e manter a satisfação dos colaboradores, que querem receber seus salários e benefícios em dia.

Afinal, administrar significa não acumular problemas, e a falta de cuidado com a folha pode gerar vários deles. Quem não paga em dia corre o risco de multas e juros. As fornecedoras de benefícios (como o plano de saúde) também podem entrar em conflito com sua empresa, se as mensalidades atrasarem.

Neste artigo, você vai conhecer 5 dicas para evitar esses transtornos e realizar uma gestão eficiente da folha de pagamento. Confira!

Como fazer uma gestão eficiente da folha de pagamento

1. Estabeleça cargos e salários

Organizar é a melhor forma de saber se está tudo no lugar — isso vale tanto para as gavetas do escritório quanto para o organograma. Uma administração profissional define títulos, salários e níveis, com os salários e as gratificações correspondentes. Com a estrutura bem desenhada, é possível prever os gastos no futuro, quando certos funcionários forem promovidos, e fica mais fácil automatizar o pagamento da folha.

2. Realize a provisão dos encargos

Em algumas empresas mal administradas, é comum a situação na qual o negócio fica sem dinheiro para demitir os funcionários, mesmo quando isso é necessário. A gestão da folha de pagamento inclui poupar ao longo do ano para poder pagar despesas como 13º salário e férias, bem como quaisquer encargos devidos na hora de dispensar os profissionais.

3. Mantenha o controle da folha de ponto

Alguns patrões acreditam ser vantajoso deixar os colaboradores trabalhando mais tempo, julgando que, com isso, vão aumentar a produção. Embora em momentos de pico de demanda isso possa ser necessário, é preciso levar em conta que as horas extras podem sair mais caras do que se imagina.

O controle do ponto também ajuda a evitar ações trabalhistas e pode ser usado para descontar pagamentos por possíveis atrasos.

4. Padronize uma conta bancária para a folha de pagamento 

Tudo fica mais fácil de enxergar quando eliminamos as distrações. A administração profissional inclui a criação de uma conta bancária exclusiva para a folha. Isso torna mais fácil identificar pagamentos e datas, tanto para a empresa quanto para os funcionários. Também facilita o trabalho da contabilidade da empresa e da fiscalização.

5. Crie uma rotina para pagamentos e holerites 

Um dos principais ativos em qualquer economia é a confiança. Colaboradores que confiam na empresa trabalham mais motivados, e fornecedores e clientes têm mais conforto em se relacionarem com quem confiam. Uma das formas de gerar essa confiança é criar rotinas e prazos para a entrega dos holerites e pagamento dos salários — e obedecê-los rigorosamente.

De vez em quando, como na época do Natal, a empresa pode até recompensar os funcionários pagando benefícios antes do prazo. Mas nunca depois!

Cabe ao gestor ficar atento às mudanças que ocorrem na folha de pagamento, como novas contratações e aumentos salariais, para evitar erros e, consequentemente, prejuízos. O ambiente de trabalho é dinâmico e a folha está sob constantes alterações. Além de promoções, demissões e reajustes, fatores externos também afetam as despesas, como mudanças na lei trabalhista e alterações nos pacotes das fornecedoras de benefícios.

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