Os prazos contábeis são desconhecidos para muitos. A maioria das pessoas acredita que a contabilidade é embasada apenas na apuração dos impostos; porém, sua demanda está além disso. As atividades contábeis possuem prazos e exigências cada vez mais apertados. Por isso, otimizar a gestão contábil é a chave para o sucesso.

A automatização dos processos trouxe diversos benefícios para as empresas, especialmente para os escritórios de contabilidade. Ela aprimorou as rotinas, viabilizando as tarefas e deixando a parte manual no passado. 

Quer saber mais sobre automatização na gestão contábil? Continue lendo este artigo e saiba como aplicar no seu escritório!

Como automatizar minha empresa?

A tecnologia teve papel de suma importância nesses processos, e a informatização trouxe diversas mudanças no setor contábil. Contudo, ela só é útil para os empreendedores que aplicarem essas novidades em suas empresas. Veja como.

Utilize um software contábil

O primeiro passo para essa evolução é o uso de um software especializado em gestão contábil. Ele é o item fundamental para o aperfeiçoamento dessa nova etapa. Com uma plataforma bem equipada, seu escritório terá um serviço personalizado, disponibilizando um suporte para as suas necessidades.

Com a utilização desse programa, é possível agilizar os processos, eliminando quase todas as práticas manuais da contabilidade. É viável parametrizar os softwares para diversas atividades, seja para a importação dos arquivos .xml (Extensible Markup Language) ou para o envio dos arquivos necessários nas declarações obrigatórias.

Entenda os documentos digitais

Esse é outro item de grande importância para a automatização dos processos. Dentro da gestão contábil, os documentos digitais trouxeram uma rapidez que antes não era possível. Hoje, os arquivos salvos na nuvem possibilitam o acesso de qualquer lugar, além de diminuir consideravelmente a necessidade do conhecido “arquivo morto”, ambiente físico onde são armazenados os arquivos antigos das empresas que são clientes.

Use o certificado digital

Embora essa ferramenta digital não seja obrigatória para todas as empresas, sua utilização já é de grande importância no meio contábil. O certificado digital garante a seguridade nas transações online. A principal função do certificado digital é verificar a autenticidade das declarações apresentadas tanto pelas pessoas físicas como pelas pessoas jurídicas. Essa verificação pode ser feita de duas formas:

  • e-CPF: para pessoa física;

  • e-CNPJ: para pessoa jurídica.

O certificado digital trouxe muitas facilidades no acesso aos conteúdos. O que antes poderia ser um processo demorado, hoje se tornou mais rápido, como acessar documentos em cartórios digitais. Ele também facilitou as assinaturas das notas fiscais, além das assinaturas nas principais declarações.

Outro ponto importante a ser lembrado é o rápido acesso à plataforma da Receita Federal. Com o certificado digital, é possível acessar o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte). Por meio dele, você pode acessar dados empresariais, assim como verificar pendências.

Quais os principais benefícios da automatização na gestão contábil?

Para os profissionais da contabilidade, estar atento às diversas atualizações do ramo não é uma tarefa fácil, pois as informações chegam das mais variadas vertentes. As mudanças nas legislações afetam todos os departamentos dentro de uma empresa, passando pelo setor contábil e fiscal até o departamento pessoal.

Logo, mais uma vez, a automatização se faz extremamente necessária. Por meio dela, é possível estar a par das constantes atualizações e exigências solicitadas pelas esferas governamentais.

Outro diferencial na automatização nos processos contábeis está na redução dos custos. Desde que a informatização ingressou no meio contábil, é perceptível a economia que ela trouxe, ocasionando a diminuição no consumo de papel, até a agilidade do acesso dos escritórios aos seus clientes.

A integração possibilitada pela automatização na gestão contábil contribui também para a diminuição das falhas, limitando a margem de erro. Antes essas falhas poderiam ser cometidas facilmente, por exemplo, por um simples equívoco de digitação. Contudo, com as novas práticas de integração, a informação chega de maneira segura em todos os departamentos sem que haja interferências externas.

Como já é de se perceber, a gestão contábil passou por uma grande reformulação. É um caminho sem volta, que trouxe diversos benefícios para o setor e para os profissionais de contabilidade.

Agora que você sabe a importância da automatização na gestão contábil, leia também sobre as 4 maiores vantagens de ter uma assessoria na legalização da sua empresa.


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