A proatividade é uma virtude valiosa para qualquer empresa, mas nem sempre estará naturalmente disposta na atitude dos colaboradores. Então, é com isso em mente que grandes operações adotam metodologias operacionais, visando estimular essa qualidade na atuação de seus funcionários.

É por esse motivo que elaboramos este post especial sobre Lean Office! Em nossa visão, a filosofia Lean pode ser transportada para a realidade empresarial, agregando maneiras inteligentes e práticas de reduzir custos, etapas e desperdícios. Interessado em saber mais sobre o tema? Então, acompanhe!

A metodologia Lean e sua aplicação nos escritórios

A primeira coisa a se saber sobre a metodologia Lean é em relação a sua origem. Diferente do que muitos pensam, esse conceito não é original dos escritórios, mas sim do ambiente industrial. Afinal, tudo começou com o aperfeiçoamento do TPS, o Sistema de Produção Toyota.

À época, a metodologia permitiu que a montadora se alavancasse ao sucesso global, otimizando o aproveitamento de recursos, eliminando etapas redundantes, ampliando a comunicação entre os diferentes setores e maximizando sua produtividade operacional, com menos perdas e desperdícios.

Com o tempo, a filosofia Lean expandiu sua atuação para diferentes áreas, com acadêmicos readaptando o sistema TPS para diferentes setores produtivos, como é o caso dos conceitos posteriores ao Lean Manufacturing, tal como Lean Logistics, Lean Development, Lean Agriculture e, como discutiremos aqui, Lean Office.

Em comum, todas essas abordagens se inspiram na mesma fonte de ideias: eficiência, praticidade, economia e agilidade. Afinal de contas, essas são as qualidades que definem uma operação lean, que é um termo inglês que remete a qualidade de algo enxuto e livre de excessos.

Da forma como percebemos, o conceito de Lean Office vem sendo adotado em massa pelas startups do momento, que tanto por uma questão cultural como financeira, enxergam a necessidade de operar com menores custos. Para conseguir um escritório enxuto, o conceito se foca em alguns pilares principais:

  • a comunicação intersetorial, ampliando a transparência e reduzindo ruídos;
  • o acompanhamento do desempenho por métricas, objetivos e índices;
  • a adoção de um método operacional como Kanban, 5S ou Sigma;
  • o emprego de tecnologia em softwares de gestão;
  • a padronização de etapas e processos.

Os benefícios do Lean Office

Dito isso, também é importante conhecer as recompensas após a implementação dessa cultura organizacional no seu escritório. Em nossa visão, os principais benefícios notados são:

  • conscientização dos colaboradores no uso dos recursos compartilhados;
  • diminuição dos gastos e desperdícios com materiais de escritório;
  • redução de atrasos e dificuldades operacionais inusitadas;
  • melhora na pontualidade e qualidade das entregas;
  • aumento da produtividade.

A implementação de uma metodologia Lean na sua operação

Por fim, é importante saber identificar a metodologia correta para o seu escritório. Como perceberá abaixo, atualmente, existe uma série de filosofias operacionais para balizar as tarefas da sua empresa, cada qual priorizando um ponto de destaque, como a comunicação, a tecnologia ou a eficiência:

  • 5S — método se concentra em práticas cotidianas do escritório, orientando os colaboradores a uma boa conduta, limpa, organizada e ética;
  • Sigma — a filosofia se dedica a reduzir desperdícios, ampliando o aproveitamento de cada etapa e reduzindo redundâncias;
  • Kanban — com um objetivo semelhante a Sigma, a metodologia Kanban adota um padrão mais visual para o acompanhamento de tarefas, suas diferentes etapas e responsáveis.

Para além dessas, também vale destacar metodologias como a Agile, Scrum e Crystal que, normalmente, costumam ser aplicadas nos setores da tecnologia, permitindo uma visualização mais prática do desenrolar de um grande projeto. O mesmo pode ser dito sobre o setor logístico e de transportes.

Agora que você já conhece as principais noções do conceito Lean Office, aproveite para aprender ainda mais sobre o futuro do seu escritório. Para tanto, confira o nosso post especial sobre a Gestão 4.0!

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