Em breve obrigatória para todas as empresas, a qualificação cadastral do eSocial é a regularização dos registros de seus funcionários e sua transmissão ao governo federal.

O eSocial — sigla para Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – foi concebido em 2014 para unificar informações, reduzindo a burocracia para as empresas. O que antes era enviado separadamente para Previdência, Receita Federal, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho passou a ser reunido num pacote só.

Neste artigo você vai entender melhor o que é o eSocial. Em seguida, vai conhecer sua obrigatoriedade para todos os negócios, incluindo microempresas e MEI com funcionário, e o cronograma de implantação. Finalmente, vai aprender como deve ser feita a qualificação cadastral.

O que é eSocial?

O eSocial é uma nova plataforma de registro, elaborada pelo Governo Federal, para facilitar a administração de informações relativas a trabalhadores. Por meio dele, os empregadores comunicam ao Governo, de forma unificada, nada menos que 15 obrigações, incluindo CAGED, carteira de trabalho, imposto de renda retido na fonte, e guias de recolhimento de FGTS e Previdência Social.

Legalmente, todas essas obrigações já existiam. O que mudou foi apenas a criação de um canal único para fazer a transmissão eletrônica de todas essas informações.

Quem é obrigado a fazer qualificação cadastral do eSocial?

Todas as empresas estão ou serão, em breve, obrigadas a usar o eSocial, até mesmo o MEI, se tiver funcionário (e a lei permite ao MEI ter no máximo um). A gradual implantação da obrigatoriedade do sistema segue um cronograma dividido de duas formas:

  1. o porte da empresa; 

  2. os eventos, ou seja, o tipo de informação que deve ser enviada.

Em setembro de 2018, o governo adiou a primeira fase de qualificação cadastral do eSocial para as empresas terem mais tempo para montarem suas tabelas.

Micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo, terão de começar o cadastro a partir de janeiro de 2019, adicionando novas informações ao longo desse ano. Em julho de 2020 o sistema vai abrir para a fase final, com dados de segurança e saúde do trabalhador. Já as grandes empresas terão concluído todo o cadastro em julho de 2019.

Como fazer qualificação cadastral do eSocial?

O cadastro pode ser feito no Portal do eSocial por meio de dois módulos diferentes (web e lote):

  • web: recomendado para empresas com poucos funcionários. Pede o preenchimento de um formulário com os dados individuais de cada empregado;

  • lote: indicado para empresas com muitos funcionários. Envia-se um único arquivo com os dados de todos eles.

A qualificação cadastral do eSocial é uma obrigação para todas as empresas. Mesmo com os adiamentos dos prazos, não há como fugir da nova realidade. É importante seguir o cronograma de envio de informações para que não ocorram penalidades. Mais do que isso, o eSocial veio para ajudar a rotina.

Ao dispor de todas as informações sobre seus empregados em um lugar só, a administração conhece o próprio negócio com mais clareza e pode tomar decisões melhores. Além do mais, economiza tempo e esforço, fazendo sua prestação de contas ao governo federal de uma só vez. 

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